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La Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico (ACT) busca candidatos cualificados que puedan estar interesados en participar en varios procesos de Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) financiados por la Autoridad Federal de Carreteras (FHWA, por sus siglas en inglés), relacionadas con la búsqueda de soluciones a largo plazo que permitan mejorar los sistemas y metodologías de la ACT. Los principales objetivos de los RFP son mejorar los métodos de facturación, la capacidad organizacional, sistemas de comunicación y monitoreo de proyectos, así como un control efectivo de los balances de los créditos de los peajes.
 
La ACT estará emitiendo los siguientes cinco (5) documentos de RFQ/RFP:
 
1.                Actualización y migración de Oracle E Business Suite versión 11 a la versión más reciente 12
El proceso de facturación actual se mejorará mediante la creación de un nuevo procedimiento operativo estándar (SOP, por sus siglas en inglés) para el proceso de facturación de ayuda federal y actualización de Oracle E-Business Suite existente que maneja los sistemas financieros de la ACT, así como su incorporación al Sistema Informático de Manejo de Proyecto adquirido bajo el punto 4. Esta actualización se encargará de manejar los controles financieros necesarios y la optimización necesaria para procesar las solicitudes de pagos en menos de 40 días calendarios, el control de financiamiento y  mantenimiento de los presupuestos, entre otras herramientas de monitoreo efectivo.
 
2.                Migración de Microsoft Exchange a Microsoft Office 365 "Cloud / SaaS ''
Comunicaciones por correo electrónico serán mejoradas mediante la transferencia del servicio de correo electrónico existente a un servicio basado en la nube “cloud-base service”, que sea inmune a los apagones y proporcione un sistema más fiable.
 
3.                Consultor para Desarrollar la Capacidad Organizacional
El RFQ/RFP para un consultor de desarrollo de la capacidad organizacional revisará, evaluará y presentará recomendaciones para mejorar los procesos de desarrollo y entrega de proyectos mediante la revisión de la eficacia de los procesos y los recursos actuales de la ACT. Los consultores revisarán el sistema financiero, la organización, los procesos de garantía de calidad y la documentación estándar de la ACT para identificar las mejoras y proveer las recomendaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las prácticas más recientes en la industria y de los requisitos federales. Mucho más importante, el Consultor deberá asistir a la ACT en el desarrollo del plan para la implementación de las recomendaciones, así como, en la integración de todo proceso para mejorar la entrega de proyectos de la ACT.
 
4.                Sistema Informático de Manejo de Proyecto  
El RFQ / RFP para Sistema Informático de Manejo de Proyecto servirá como una herramienta para unificar los procesos y las oficinas involucradas en el manejo de proyectos bajo una misma solución de Sistema Informático a ser manejada en la nube. Mediante la incorporación de planificación capital, manejo de costos y financiamientos, tableros informáticos “dashboards”  e informes, flujo de trabajo y generación de formas, entre otros, la ACT podrá acceder a información y estatus de proyectos de cada una de sus directorados y oficinas, así como la incorporación de retroalimentación para la renovación de los procesos a llevarse a cabo. Esto, a su vez, permitirá a la ACT medir y mejorar sus procesos. La solución propuesta debe garantizar la implementación exitosa de un uso a largo plazo por parte de la ACT.
 
5.                Sistema de Licitación Electrónica SaaS
Proceso de licitación de la ACT será mejorado con un sistema de licitación electrónica que permitirá gestionar todos los procedimientos de registro y documentación de manera digital, optimizando así el proceso.
 
En este momento la ACT está solicitando a todas las organizaciones interesadas a enviar una carta de interés a la dirección de correo electrónico jarroyo@dtop.gov.pr antes de las 12:00 del mediodía del 31 de mayo de 2016. La carta debe ser de una página explicando su interés en participar en uno (1) o más de los RFQ/RFP descritos y proporcionar información de contacto. Información adicional de la empresa se puede unir por separado. La presentación de esta carta de interés no será parte de los criterios de evaluación que se van a establecer como parte de los documentos de RFQ / RFP.
 
Para obtener información adicional, comuníquese con el Ing. Javier Arroyo Rosario, Director de Programación y Estudios Especiales al (787) 721-8787 ext. 1060 o por correo electrónico a jarroyo@dtop.gov.pr.
 
 
 
Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones CEE-C-16-047
 
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The Puerto Rico Highway and Transportation Authority (PRHTA) is seeking qualified candidates that might be interested in a various federal funded RFP Processes, related to finding long lasting solutions that would improve PRHTA systems and methods. The RFPs main objectives are to improve its billing methods, organizational capacity, communication and project monitoring methods, as well as an effective control of Toll Credit balances. 
 
The PRHTA will be issuing the following five (5) RFQ/RFPs:  
 
1.                Update and Migration from Oracle eBusiness Suite version 11 to the latest version 12
The current billing process will be improved by the creation of a new Standard Operating Procedure (SOP) for the Federal-Aid Billing Process and upgrading the existing Oracle E-Business Suite that currently handles PRHTA’s Financial System, as well as incorporating it to the Program and Project Portfolio Management Software procured under item 4 below.  This upgrade will handle the necessary financial controls and streamlining required to process applications for payments in less than 40 calendar days, maintaining superior budget and funding controls, among other effective monitoring tools.
 
2.                Microsoft Exchange migration to Microsoft Office 365 “Cloud/SaaS’’
Email communications will be improved by transferring the existing email service from an onsite server to a cloud based service, which will be immune to blackouts and will provide a more reliable system.
 
3.                Organizational Capacity Development Consultant
The RFQ/RFP for an Organizational Capacity Development Consultant will review, assess and submit recommendations to improve the Authority’s current project development and delivery processes by reviewing the effectiveness of current PRHTA’s processes and resources. The Consultants will review PRHTA’s financial system, organization, quality assurance processes, and standard documentation to identify improvements and assure compliance with the latest industry practices and federal requirements.  Most importantly the Consultant will assist the Authority in developing a training and implementation plan/program, as well as, integrating all planning documents to improve PRHTA’s project delivery processes.
 
4.                Program and Project Portfolio Management Software
The RFQ/RFP for Program and Project Portfolio Management Software would serve as a tool to unify PRHTA’s processes and offices under a single software solution.  By incorporating capital planning, cost and funding management, dashboards and reporting, workflow and forms management, estimating, documentation, scheduling, bid management, meeting management into a single cloud based software in which the Authority would be able to access the information and project status from each of its Directorates and Offices as well as incorporating feedback to and perform renew processes.  This would, in turn, allow PRHTA to measure and improve its processes.  The proposed solution needs to guarantee the successful implementation of a long-term use by PRHTA.
 
5.                Electronic Bidding System SaaS
PRHTA’s procurement and bid process will be optimized with an Electronic Bidding system that will allow for to manage all registry procedures and documentation in a digital manner, streamlining the process.
 
At this time PRHTA is requesting that all interested organizations, submit a Letter of Interest by 12:00 noon of May 31st, 2016 via email to jarroyo@dtop.gov.pr. The letter should be one page explaining your interest in participating in one (1) or more of the RFQ / RFP described and provide contact information. Additional company information or experience summary may be attached separately. The submission of this Letter of Interest will not be part of the Evaluation Criteria that is to be established as part of the RFQ/RFP documents.
For additional information, please contact Eng. Javier Arroyo Rosario, Director of Programming and Special Studies Area at (787) 721-8787 ext. 1060 or by email at jarroyo@dtop.gov.pr.
 
 
 
 
Approved by Puerto Rico State Election Commission CEE-C-16-047